QBNet
Es el sistema de gestión documental más completo y probado en instalaciones que administran grand cantidad y variedad de documentos.
(Ver en www.ladi.com.ar explicativo de las funciones del módulo Gestión Documental).
Para dar la solución para el expediente electrónico más segura y flexible hemos combinamos las fortalezas y flexibilidad de los siguientes módulos de QBNet:
• Estructura de la Organización.
• Qfow.Net .
• Smart Forms & Docuemnts.
• ISODOC – Gestión Documental.
• Registros.
• Indicadores de Gestión.
Estos módulos posibilitan organizar la gestión del expediente electrónico con máxima seguridad, al tiempo que dan flexibilidad para atender las modificaciones que la evolución de la organización genera, de forma lógica.
El Sistema está orientado a procesos (BPM), guardando trazabilidad de las acciones y dando información para supervisar y mejorar la organización.
Aspectos más relevantes de la solución para Expediente Electrónico
Definimos al expediente como una reunión de asuntos que se documentan por escrito manteniendo reunidas todas las actuaciones para resolver.
El Expediente electrónico es generado por la utilización de mecanismos electrónicos para dar soporte al expediente, el procedimiento administrativo electrónico queda definido en el diagrama de procesos, las disposiciones generales, instrucciones operativas y la documentación estará en línea en documentos adjuntos.
Cada dependencia puede definir tantos diagramas en el módulo QFlow.Net plasmando el proceso de tratamiento para cada tipo de trámite.
El circuito, los cargos y las personas de la organización autorizadas a operar en cada paso del proceso y otros asuntos relevantes quedan definidos por ese diagrama.
Mediante Smart Forms & Documents se diseña para cada trámite un modelo de foja inicial y carátula del expediente.
Los expedientes y sus adjuntos, quedan identificados por número correlativo anual único para cada organismo, esto es asignado automáticamente por QBNet.
Los expedientes se formarán con la incorporación sucesiva y ordenada de los documentos que lo integrarán, por cada documento incorporado consta su fecha y numeración identificadora. Es posible en caso necesario la agregación de formularios y otros archivos al expediente.
Los cambios necesarios por la intervención de unidades o de órganos no previstos originalmente en la carátula y/o el reemplazo de funcionarios o cualquier cambio en la organización de la entidad son fácilmente tratables en el sistema.
Se incluye firma electrónica y cuando es requerida también firma digital por sobre la electrónica.
El sistema administra diversos formatos de archivos (Microsoft Word/ PDF/AUTOCAD, u otros siempre que sean compatibles con Windows). Cuando en papel pueden guardarse digitalizados.
Más información
El módulo Estructura de la Organización contienen las facilidades para administrar la estructura organizacional de cargos, permisos asignados por posiciones de la organización, personas que integran cada posición, normas externas que regulan los procedimientos, y otras facilidades.
Cada usuario del sistema encuentra en un panel denominado 'Mis pendientes' los casos que debe atender y desde ese panel puede acceder y operar lo que le corresponde.
El sistema conoce los participantes y envía E-mail a quienes deben atender una tarea. Si se integra el componente de mensajes programables enviará recordatorio con periodicidad variable hasta que este cumplida la tarea.
El módulo Smart Forms & Documents, se usará para crear la carátula del expediente, mantiene por expediente el historial de acciones, genera estadísticas de tiempos, y es el centro de reunión de la documentación que conforma el expediente (documentos, registros u otros archivos).
El módulo QFlow.Net facilita la definición del circuito para cada distinto trámite, puede organizarse por organismo/ dependencia y en las propiedades de cada paso de proceso se definen los participantes y los permisos que se han asignado a cada posición de la organización.
Este módulo en forma gráfica facilita la comprensión a los usuarios sobre la operación en cada trámite y brinda con simple clic de mouse información sobre los expedientes existentes en trámite, documentos, normas que los regulan, y más información (ver folleto módulo QFlow.Net).
El módulo de Indicadores de Gestión, tiene habilidad para generar estadísticas dinámicas o con los datos de un determinado momento, usando datos existentes en la base de datos de QBNet o tomado información de las bases de otros sistemas. Presenta tablas y/o gráficos, que pueden ser rotados, puestos en tres dimensiones y tiene otras atractivas facilidades.
Si se integra el módulo Registros, será posible crear para cada expediente un'formato de registro' que facilitará a los participantes llenar en los espacios de trabajo que le son asignados en el registro la información que en cada tipo de trámite se considere relevante.
Información Técnica
La aplicación es full Web diseñada para proveer una rápida y fácil solución a pequeñas y grandes organizaciones.
LADI ha desarrollado el producto en el Nuevo entorno tecnológico provisto por Microsoft®, Visual Studio.NET .
Esta tecnología permite operar fácilmente en el entorno de productos de Microsoft® y otras aplicaciones que se integran al sistema.
QBNet opera en un servidor web y se accede por navegadores en Intranet y/o por Internet.