Módulo QBSC
Balanced Scoredcard (BSC) -TABLERO de COMANDO-
• El Tablero de comando traduce la estrategia y la misión de una organización en un amplio conjunto de medidas de la actuación, que proporcionan la estructura necesaria para un sistema de gestión y medición estratégica.
• Los tableros de comando se usan para elaborar sistemas de información gerencial con el propósito de ayudar a la toma de decisiones.
• Un uso adecuado de Clasificaciones e Indicadores permite un mejor control, planeamiento y conducción.
• La medición es el primer paso para el control y la mejora.
Información rápida de las características del software
(Ver más bajando la presentación en Power Point)
• El modulo QBSC está basado en la teoría de Kaplan y Norton sobre Balanced Scoredcard.
• Se pueden abrir tantos BSC como se considere conveniente según las unidades de negocio de cada tipo de organización.
• La información en ese caso se presenta por BSC o por el conjunto de BSCs. Se
destaca el peso de los indicadores para facilitar el reconocimiento de cuales son más relevantes.
• Se muestra gráficamente y en valores los resultados logrados, así como
los resultados optimizados considerando metas vs. mínimos y máximos.
• Se facilita la condensación de la información y su investigación.
○ Ejemplo: se tienen las ventas totales y, si no se vende bien, el gerente puede investigar las ventas por,
producto zona geográfica, cliente, etc.
• Hay semáforos que señalan los desvíos importantes respecto las metas facilitando el control por excepción.
• Se muestra la tendencia de los indicadores.
• Visualización e interpretación gráfica (drill down).
• Se provee variados reportes de los distintos resultados evaluados para una visión más amplia de los objetivos fijados y su estado de realización.
• Los usuarios pueden elegir reportes y gráficos de los resultados en distintos formatos gráficos al presentado.
• Los usuarios pueden bajar a MS.Excel los datos y elaborar la información.
• Se posibilitan simulaciones del tipo 'que pasa si' mediante los Diagramas de Causa Efecto.
• Se tiene en cuenta la administración de los programas especiales (Inductores e Iniciativas) que existan para mejorar la competitividad de la empresa.
• Administración de permisos para el uso del modulo flexibles y controlando los procesos de creación y uso, asignando permisos de alto y bajo nivel.
• El módulo admite cargar información manual o por interfaces con otros sistemas utilizando distintas unidades de medida.
• Los usuarios tienen un tablero con 'Mis Pendientes' y son informados por E-mail de las acciones a realizar.
• Hay facilidades para comunicación de acciones a realizar, que los responsables encontraran en 'Mis Pendientes' y por E-mail.
• El módulo como todo QBNet se opera por Navegadores (Browsers) estando instalado en un servidor (Intranet o por Internet).
Generación de un TC
En forma amplia se debe
1) Aclarar y traducir o transformar la visión y la estrategia.
2) Comunicar y vincular los objetivos e indicadores estratégicos.
3) Planificar, establecer objetivos y alinear iniciativas estratégicas.
4) Aumentar el feedback y formación estratégica.
En forma más detallada se debe:
A) Definir los responsables para operar con QBNet/QBSC para el armado, desarrollo y seguimiento del TC.
B) Elaboración del Modelo del BSC y su Mapa Estratégico, definiendo: Perspectivas, Objetivos Estratégicos, Objetivos Operativos, Temas a Tratar y Aspectos Relevantes para definir Objetivos en distintos niveles.
C) Selección y determinación de indicadores.
D) Establecimiento de Recursos y Metas de cumplimiento esperadas para cada nodo del árbol del Mapa Estratégico.
E) Niveles y relaciones entre indicadores, objetivos y otros nodos del Mapa Estratégico.
F) Determinación del método de cálculo.
G) Definir Inductores e Iniciativas (Planes de Acción / Proyectos).
H) Formularios electrónicos para administración de las Actividades de las Iniciativas.
I) Análisis y comparación de los niveles alcanzados.
J) Comunicación integral.
K) Funciones y formularios electrónicos para obtener los datos de resultados obtenido.
L) Integración de todas las fases de la gestión empresarial.
Paso C) Los objetivos e indicadores se derivan de la visión y estrategia de la empresa, y contemplan la actuación de la empresa desde cuatro perspectivas: la financiera, la del cliente, la del proceso interno y la de formación y crecimiento. Estas cuatro estructuras proporcionan la estructura necesaria para el Cuadro de Mando Integral.
Seleccionar los indicadores de control de gestión, de acuerdo a las necesidades y factores críticos de la empresa. Los indicadores se establecen por nivel, de acuerdo a la posición jerárquica en que se encuentren los gerentes tienen diferentes tipos de problemas y decisiones a tomar.
En una empresa pueden existir, por ejemplo, indicadores de los siguientes tipos:
• Finanzas: Ventas y Utilidades – Retorno de la Inversión.
• Cliente: Participación de mercado – Quejas de cliente.
• Internos: Índices de Calidad – Tiempos de entrega.
• Crecimiento: Proyectos de nuevos productos – Proyectos de inversión.
Definidos los indicadores en la cúpula de la empresa, es necesario hacer el encadenamiento vertical de indicadores, de acuerdo a los procesos y organización. Más de un conflicto tiene su origen en no haber clarificado cómo debería contribuir cada persona al logro de los resultados de la empresa.
Paso F) Una vez definido los indicadores es necesario precisar su fórmula de cálculo.
Paso I) Se destacan analizar:
• El resultado alcanzado y su comparación con la meta esperada.
• Los valores históricos.
• Se puede elaborar información para comparar con el valor que surge de las 'mejores prácticas' (benchmarking).
Paso J) La elaboración del TC implica:
• Un esfuerzo de comunicación adicional al normal.
• Todas las etapas (su diseño, su construcción, su uso) es un proceso educativo muy valioso, para todos los niveles.
• El buen debate en reuniones sobre los objetivos e indicadores es muy provechoso.
• La mayor difusión de la información y su análisis puede lograr el cambio en el comportamiento de los gerentes.
Paso L) El TC es parte de la gestión empresarial y está relacionado con todas las actividades gerenciales. Una vez diseñado y concretado deberá:
• Integrarse al proceso de planeamiento y presupuestación de la empresa (cada Indicador y su meta deben contar con un plan, un programa denominado INICIATIVAS, con un presupuesto que permita cumplirla).
• Usarse en la conducción del personal y su evaluación.
• El TC facilitará el diálogo con el personal y el análisis de acciones correctivas.
• Permitirá a su vez evaluar el desempeño a nivel de funciones de las personas.
• Utilizarse para mejorar la toma de decisiones gerenciales, es decir la identificación de alternativas de acción y la selección de alguna de ellas.